Tajemnica przedsiębiorstwa – czym jest i jak ją chronić

Własności intelektualne są powszechnie i szeroko wykorzystywane przez przedsiębiorstwa i jednostki badawcze do prowadzenia działalności gospodarczej i rozwoju prowadzonego biznesu. Inwestują one niejednokrotnie znaczące środki finansowe w celu wytworzenia lub opracowania technologii lub wynalazku, pozyskania informacji lub wiedzy dających przewagę konkurencyjną na rynku dla osiągnięcia satysfakcjonujących zwrotów z inwestycji, co jest dla nich główną motywacją do prowadzenia działalności badawczo-rozwojowej.

Nie każde z tych aktywów niematerialnych może zostać opatentowane lub podlega ochronie na podstawie prawa autorskiego. Nie oznacza to jednak, że tego rodzaju wytworzone lub pozyskane informacje i wiedza nie podlegają ochronie własności przemysłowej. Tego rodzaju aktywa powszechnie określane jako tajemnica przedsiębiorstwa lub know-how podlegają ochronie na podstawie przepisów Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/943 z dnia 8.06.2016 r. w sprawie ochrony niejawnego know-how i niejawnych informacji handlowych (tajemnic przedsiębiorstwa) przed ich bezprawnym pozyskiwaniem, wykorzystywaniem i ujawnianiem, implementowanych do polskich przepisów w lipcu 2018 r. w szczególności znajdujących odzwierciedlenie w:

• Ustawie z dnia 17 listopada 1964r. - Kodeks postepowania cywilnego,
• Ustawie z dnia 16 kwietnia 1993r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji,
• Ustawie z dnia 16 lutego 2007r. o ochronie konkurencji i konsumentów.

Czym jest tajemnica przedsiębiorstwa (know-how)?

Zgodnie z Dyrektywą, tajemnicą przedsiębiorstwa są informacje, które spełniają wszystkie następujące wymogi:

• Są poufne w tym sensie, że jako całość lub w szczególnym zestawie i zbiorze ich elementów nie są ogólnie znane lub łatwo dostępne dla osób z kręgów, które zwykle zajmują się tym rodzajem informacji,
• Mają wartość handlową dlatego, że są objęte tajemnicą,
• Poddane zostały przez osobę, która zgodnie z prawem sprawuje nad nimi kontrolę, rozsądnym, w danych okolicznościach, działaniom dla utrzymania ich w tajemnicy.

Co oznacza ta definicja dla konkretnie określonych aktywów? Czy w świetle punktu pierwszego np. baza danych klientów może zostać uznana za tajemnice przedsiębiorstwa?

Kiedy dane są poufne?

Jeżeli zawiera wyłącznie dane powszechnie dostępne na temat kontrahentów, typu nazwa, adres i nr kontaktowy – taka baza danych raczej nie będzie stanowiła tajemnicy przedsiębiorstwa. Jeżeli natomiast zawierać będzie takie dane, które nie są powszechnie dostępna jak np. dane kontaktowe do osób decyzyjnych, wielkość realizowanych zamówień, szczególne warunki umowy (ceny, upusty, terminy płatności) wówczas warunek pierwszy zostaje spełniony.

Kiedy know-how ma wartość handlową?

Know-how jak każdą inną własność intelektualną można poddać wycenie. Nie chodzi tu jednak o typową wycenę wartości rynkowej, a raczej o wykazanie, że utrzymywanie w tajemny określonej wiedzy czy informacji przysparza jednostce określonych korzyści ekonomicznych. Takie korzyści mogą przejawiać się w osiąganiu lepszych cen, szybszej realizacji lub zawierania umów, dostępu do określonych rynków produktowych lub geograficznych.

Know-how, ma wartość handlową zawsze wtedy, gdy jego ujawnienie, wykorzystanie lub bezprawne pozyskanie może spowodować szkodę właścicielowi lub innej osobie sprawującej nad nim kontrole. Szkoda może dotyczyć utraty naukowego lub technicznego potencjału, interesów gospodarczych lub finansowych pozycji strategicznej lub zdolności do konkurowania.

Wartość handlowa może być rzeczywista lub potencjalna, tzn., że podmiot, który nie wprowadził do użytkowania lub nie zakończył prac badawczych nie traci ochrony, tylko dlatego, że nie uzyskuje jeszcze zysków ekonomicznych z posiadanej tajemnicy przedsiębiorstwa.

Jak tajemnica przedsiębiorstwa powinna być chroniona?

Tajemnica przedsiębiorstwa spełnia swoją definicję tylko wtedy, kiedy jest odpowiednio chroniona tzn. istnieje uzasadniony interes w utrzymywaniu poufności (takim interesem mogą być określone lub potencjalne korzyści ekonomiczne) jak i istnieją uzasadnione oczekiwania, że ta poufność zostanie zachowana.

Takie oczekiwania nie będą istniały, kiedy każdy pracownik w firmie będzie miał dostęp do określonych informacji, tzn. dostęp do tajemnicy nie będzie ograniczony do katalogu niezbędnych osób, a każdy kto będzie miał dostęp do informacji poufnych nie zostanie poinformowany o tym, że otrzymuje tajemnicę przedsiębiorstwa.

Przykłady know-how

W świetle powyższych zasad możemy zidentyfikować następujące aktywa, które możemy zaliczyć jako know-how: informacje na temat klientów i dostawców dające przewagę handlową, biznesplan, badania i strategie rynkowe, treści oferty i umów handlowych, projekty nowych produktów, informacje o wysokości wynagrodzeń pracowników. 

Co nie jest tajemnicą przedsiębiorstwa?

Tajemnicą handlową, nie jest informacja nieistotna dla działalności danego przedsiębiorstwa. Nie są know-how także doświadczenia i umiejętności pracowników zdobyte w trakcie pracy zawodowej. Tajemnicą przedsiębiorstwa nie są także znane lub łatwo dostępne informacje, które każda osoba działająca w danym obszarze może bez trudu pozyskać.

Przestaje być tajemnicą przedsiębiorstwa know-how, które zostanie odkryte przez osobę trzecią i udostępnione innym podmiotom, również, jeżeli odkrycie zostało dokonane na zasadach inżynierii odwrotnej na podstawie legalnie nabytego produktu, chyba że miały miejsce odrębne ustalenia umowne pomiędzy właścicielem know-how a nowym wynalazcą. 

Można zatem zidentyfikować kilka rodzajów informacji, które nie są i nie mogą być tajemnicą przedsiębiorstwa, są to np.: sprawozdanie finansowe lub pojedyncze dane finansowe zamieszczane w sprawozdaniu (nawet jeżeli nie zostały opublikowane wbrew obowiązującym przepisom), struktura organizacyjna przedsiębiorstwa i struktura własności przedsiębiorstwa czy strategia optymalizacji podatkowej.