Tajemnica przedsiębiorstwa – czym jest i jak ją chronić

Własności
intelektualne są powszechnie i szeroko wykorzystywane przez przedsiębiorstwa i
jednostki badawcze do prowadzenia działalności gospodarczej i rozwoju
prowadzonego biznesu. Inwestują one niejednokrotnie znaczące środki finansowe w
celu wytworzenia lub opracowania technologii lub wynalazku, pozyskania
informacji lub wiedzy dających przewagę konkurencyjną na rynku dla osiągnięcia
satysfakcjonujących zwrotów z inwestycji, co jest dla nich główną motywacją do
prowadzenia działalności badawczo-rozwojowej.

Nie
każde z tych aktywów niematerialnych może zostać opatentowane lub podlega
ochronie na podstawie prawa autorskiego. Nie oznacza to jednak, że tego rodzaju
wytworzone lub pozyskane informacje i wiedza nie podlegają ochronie własności
przemysłowej. Tego rodzaju aktywa powszechnie określane jako tajemnica
przedsiębiorstwa lub know-how podlegają ochronie na podstawie przepisów Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady
(UE) 2016/943 z dnia 8.06.2016 r. w sprawie ochrony niejawnego know-how i
niejawnych informacji handlowych (tajemnic przedsiębiorstwa) przed ich
bezprawnym pozyskiwaniem, wykorzystywaniem i ujawnianiem, implementowanych
do polskich przepisów w lipcu 2018 r. w szczególności znajdujących
odzwierciedlenie w:

• ·       
  Ustawie z dnia 17 listopada 1964r. - Kodeks postepowania cywilnego,

• ·       
  Ustawie z dnia 16 kwietnia 1993r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji,

• ·       
  Ustawie z dnia 16 lutego 2007r. o ochronie konkurencji i konsumentów.

Czym jest
tajemnica przedsiębiorstwa (know-how)?

Zgodnie z Dyrektywą, tajemnicą przedsiębiorstwa są
informacje, które spełniają wszystkie następujące wymogi:

• ·       
  Są poufne w tym sensie, że jako
  całość lub w szczególnym zestawie i zbiorze ich elementów nie są ogólnie znane
  lub łatwo dostępne dla osób z kręgów, które zwykle zajmują się tym rodzajem
  informacji,

• ·       
  Mają wartość handlową dlatego, że
  są objęte tajemnicą,

• ·       
  Poddane zostały przez osobę, która
  zgodnie z prawem sprawuje nad nimi kontrolę, rozsądnym, w danych
  okolicznościach, działaniom dla utrzymania ich w tajemnicy.

Co oznacza ta definicja dla konkretnie określonych
aktywów? Czy w świetle punktu pierwszego np. baza danych klientów może zostać
uznana za tajemnice przedsiębiorstwa?

Kiedy dane są
poufne?

Jeżeli zawiera wyłącznie dane powszechnie dostępne na
temat kontrahentów, typu nazwa, adres i nr kontaktowy – taka baza danych raczej
nie będzie stanowiła tajemnicy przedsiębiorstwa. Jeżeli natomiast zawierać
będzie takie dane, które nie są powszechnie dostępna jak np. dane kontaktowe do
osób decyzyjnych, wielkość realizowanych zamówień, szczególne warunki umowy (ceny,
upusty, terminy płatności) wówczas warunek pierwszy zostaje spełniony.

Kiedy know-how ma wartość handlową?

Know-how jak każdą inną własność intelektualną można
poddać wycenie. Nie
chodzi tu jednak o typową wycenę wartości rynkowej, a raczej o wykazanie, że
utrzymywanie w tajemny określonej wiedzy czy informacji przysparza jednostce
określonych korzyści ekonomicznych. Takie korzyści mogą przejawiać się w
osiąganiu lepszych cen, szybszej realizacji lub zawierania umów, dostępu do
określonych rynków produktowych lub geograficznych.

Know-how, ma wartość handlową zawsze wtedy, gdy jego
ujawnienie, wykorzystanie lub bezprawne pozyskanie może spowodować szkodę
właścicielowi lub innej osobie sprawującej nad nim kontrole. Szkoda może
dotyczyć utraty naukowego lub technicznego potencjału, interesów gospodarczych
lub finansowych pozycji strategicznej lub zdolności do konkurowania.

Wartość handlowa może być rzeczywista lub potencjalna,
tzn., że podmiot, który nie wprowadził do użytkowania lub nie zakończył prac
badawczych nie traci ochrony, tylko dlatego, że nie uzyskuje jeszcze zysków
ekonomicznych z posiadanej tajemnicy przedsiębiorstwa.

Jak tajemnica
przedsiębiorstwa powinna być chroniona?

Tajemnica przedsiębiorstwa spełnia swoją definicję
tylko wtedy, kiedy jest odpowiednio chroniona tzn. istnieje uzasadniony interes
w utrzymywaniu poufności (takim interesem mogą być określone lub potencjalne
korzyści ekonomiczne) jak i istnieją uzasadnione oczekiwania, że ta poufność
zostanie zachowana.

Takie oczekiwania nie będą istniały, kiedy każdy pracownik
w firmie będzie miał dostęp do określonych informacji, tzn. dostęp do tajemnicy
nie będzie ograniczony do katalogu niezbędnych osób, a każdy kto będzie miał dostęp
do informacji poufnych nie zostanie poinformowany o tym, że otrzymuje tajemnicę
przedsiębiorstwa.

Przykłady know-how

W świetle powyższych zasad możemy zidentyfikować
następujące aktywa, które możemy zaliczyć jako know-how: informacje na temat klientów i dostawców dające przewagę
handlową, biznesplan, badania i strategie rynkowe, treści oferty i umów
handlowych, projekty nowych produktów, informacje o wysokości wynagrodzeń
pracowników. 

Co nie jest
tajemnicą przedsiębiorstwa?

Tajemnicą handlową, nie jest informacja nieistotna dla
działalności danego przedsiębiorstwa. Nie są know-how także doświadczenia i
umiejętności pracowników zdobyte w trakcie pracy zawodowej. Tajemnicą
przedsiębiorstwa nie są także znane lub łatwo dostępne informacje, które każda
osoba działająca w danym obszarze może bez trudu pozyskać.

Przestaje być tajemnicą przedsiębiorstwa know-how,
które zostanie odkryte przez osobę trzecią i udostępnione innym podmiotom,
również, jeżeli odkrycie zostało dokonane na zasadach inżynierii odwrotnej na
podstawie legalnie nabytego produktu, chyba że miały miejsce odrębne ustalenia
umowne pomiędzy właścicielem know-how a nowym wynalazcą. 

Można zatem zidentyfikować kilka rodzajów informacji,
które nie są i nie mogą być tajemnicą przedsiębiorstwa, są to np.: sprawozdanie
finansowe lub pojedyncze dane finansowe zamieszczane w sprawozdaniu (nawet
jeżeli nie zostały opublikowane wbrew obowiązującym przepisom), struktura
organizacyjna przedsiębiorstwa i struktura własności przedsiębiorstwa czy
strategia optymalizacji podatkowej.