Czy urząd dzielnicy jeszcze żyje?

Z panem Dariuszem Kacprzakiem zastępcą burmistrza dzielnicy Praga Północ rozmawia Grzegorz Wysocki

Grzegorz Wysocki: W sytuacji wybuchu epidemii koronawirusa COVID-19 urzędy dzielnic systematycznie ograniczają swoją działalność. Jak zatem funkcjonujecie?

Dariusz Kacprzak: Niestety sytuacja dotycząca rozprzestrzeniania się tego wirusa jest bardzo niebezpieczna dla wszystkich, w tym i dla instytucji świadczących szeroko rozumiane usługi publiczne. Czytając napływające wiadomości dotyczące zasad, jakimi powinniśmy kierować się by zapobiegać zarażaniu innych osób, Zarząd Dzielnicy musiał zareagować błyskawicznie, by w pierwszej kolejności zapewnić ciągłość funkcjonowania Urzędu na wypadek gdyby, choć jeden pracownik został zainfekowany wirusem, a wręcz przeciwdziałać by tak się stało.

W związku z powyższym, chyba, jako pierwszy w Warszawie urząd dzielnicy, powołaliśmy własny zespół kryzysowy z kluczowymi dla Dzielnicy osobami w składzie, zakazaliśmy poruszania się interesantów po budynku Urzędu, z wyłączeniem Wydziału Obsługi Mieszkańców (WOM), wprowadziliśmy zakaz wychodzenia pracowników w teren, przemieszczania się ich pomiędzy piętrami budynku, przeszliśmy ze spotkań face to face na kontakty telefoniczne i mailowe, uruchomiliśmy w sali konferencyjnej telefony dla interesantów do kontaktu z pracownikami wydziałów merytorycznych, ograniczyliśmy liczbę osób mogących przebywać w WOM, udostępniliśmy do wykorzystania środki antyseptyczne i co bardzo ważne przeprowadziliśmy kampanię informacyjną w mediach społecznościowych dotyczącą możliwości załatwiania spraw telefonicznie, mailowo, listownie, przez system epuap, czyli de facto wtedy jeszcze nienazwaną kampanię #zostańwdomu.

 GW: Jak zareagowali na to mieszkańcy? – przecież to dla nich utrudnienie.

DK: Oczywiście, że to utrudnienie. Wszyscy to rozumiemy. Jednak i sytuacja jest nadzwyczajna. Muszę przyznać, ku mojemu zaskoczeniu i zadowoleniu, że mieszkańcy doskonale rozumieją realia naszego działania oraz obecnej sytuacji i w znakomitej większości nie zgłaszali negatywnych uwag. Wręcz odwrotnie! – w informacjach zwrotnych nam przekazywanych, wręcz chwalili, że wprowadzone rozwiązania są adekwatne i dostrzegli, że mają chronić zarówno pracowników Urzędu jak i ich samych. Na palcach jednej ręki mógłbym wyliczyć, gdy ktoś przyszedł do Urzędu z pretensjami. Tak, więc jestem zbudowany postawą naszych mieszkańców.

GW: Czy od tego czasu coś się jeszcze zmieniło w funkcjonowaniu Urzędu?

DK: Zdecydowanie tak. W szybkim tempie zamontowaliśmy szyby ochronne na stanowiskach WOM, pracowników Urzędu podzieliliśmy na zespoły by jedni pracowali zdalnie a drudzy w budynku przy Kłopotowskiego – system ten ma zagwarantować, że w przypadku zarażenia wirusem pracownika jednego zespołu do pracy w Urzędzie stawia się drugi zespół – nie może być tak by nie zapewnić ciągłości pracy. Oczywiście władze Miasta również wprowadzają dodatkowe procedury, obostrzenia czy zlecają nowe zadania, które mają wspomóc funkcjonowanie naszych mieszkańców. Korzystając z okazji przypomnę, że od dzisiejszego poniedziałku Urząd pracuje do godziny 16.00 a nie jak było to do tej pory do godziny 18.00. Jest to spowodowane między innymi ograniczeniem liczby wpływających spraw – mieszkańcy starają się, zgodnie z wytycznymi władz, spędzać czas w domach i niepotrzebnie nie przemieszczać się, oraz wygaszaniem przez Urząd obsługi na czas pandemii niektórych typów spraw.

GW: To, jakie są obecnie priorytety w działaniu urzędu?

DK: Przede wszystkim obsługujemy mieszkańców, którzy przychodzą do nas w sprawie wymiany lub odbioru dowodów osobistych oraz rejestracji pojazdów – tym nadal zajmuje się Delegatura Biura Administracji i Spraw Obywatelskich działająca w naszym budynku Urzędu.

Utworzyliśmy tymczasową kancelarię, która przyjmuje dokumenty we wszystkich innych sprawach. Staramy się jednak by kontakt mieszkaniec – urzędnik występował z zachowaniem zasad bezpieczeństwa i w jak najkrótszym czasie. Praktycznie czynności ograniczone są do złożenia dokumentów, które następnie przechodzą krótką kwarantannę i trafiają do dalszej obróbki przez merytorycznych pracowników.

Oczywiście są w Urzędzie wydziały, w których w obecnej sytuacji ruch praktycznie zamarł. Można tutaj wymienić choćby Wydział Sportu czy Wydział Kultury. Nie oznacza to jednak, że pracownicy tych komórek nic nie robią. Wręcz przeciwnie. Jest to czas na zrobienie porządków w dokumentacji, przeprowadzanie archiwizacji, przygotowywanie projektów na czas, gdy wrócimy do pewnej normalności. Pracowni ci mają również zadanie wspomagania innych istotnych komórek organizacyjnych Urzędu.

Skoro pyta Pan o priorytety w pracy Urzędu to jednymi z nich są: wypłata świadczeń społecznych (zasiłki, świadczenia), koordynacja działań placówek oświatowych, (pomimo, iż placówki oświatowe są nieczynne to jest wiele zadań do wykonania, choćby z zakresu nauczania zdalnego), wspomaganie pracy OPS, przygotowywanie dokumentów przetargowych związanych z realizacją zaplanowanych inwestycji, dokonywanie płatności za faktury – w czasie, gdy przedsiębiorcy przechodzą kryzys zapłata należnych im środków za wykonane prace i usługi może być kluczowa dla ich przeżycia na rynku.

GW: Poruszył Pan temat oświaty. Jak ocenia Pan obecną sytuację?

DK: Kwestia edukacji i funkcjonowania placówek oświatowych, a raczej ich nie funkcjonowania w normalnym tego znaczeniu, to bardzo złożony temat. Na dziś wiemy już, że dzieci i młodzież nie będą chodzić do szkół do czasu świąt. Minister Edukacji wprowadził obowiązek nauczania zdalnego. Tylko wprowadzenie samego obowiązku takiego kształcenia to jedno a realia to drugie. Oczywiście wszyscy będziemy czytali i słyszeli jak to dobrze zostało wprowadzone, rzeczywistość jednak będzie różna. Nie mam wątpliwości, że nasi prascy dyrektorzy przedszkoli i szkół oraz ich nauczyciele staną na wysokości zadania, jak zwykle zresztą, ale problemy pojawiają się na innych płaszczyznach. Nie wszyscy uczniowie mają dostęp do komputera. Tak, to nie jest oczywistością, że każda rodzina ma komputer czy tablet.

Po drugie systemy informatyczne ulegają przeciążeniom – nie były budowane na czas światowego kryzysu obciążającego technologicznie wytworzone produkty lub usługi. Po kolejne możliwość korzystania z sieci internetowej często jest limitowana – zwiększanie limitów to koszta dla tych rodzin.

Kolejny problem to czas, który rodzice muszą poświęcić na pracę z dzieckiem w domu. To nie jest typowa sytuacja, gdy przez wiele dni rodzic i dziecko spędzają praktycznie cały dzień ze sobą w czterech ścianach a dodatkowo rodzice pracują w trybie pracy zdalnej i muszą wykonywać swoje obowiązki względem pracodawcy. System zdalnego nauczania przenosi w pewnym zakresie ciężar edukacyjny na samych rodziców. Wszystko to będzie generować problemy natury społecznej, z którymi do tej pory mieliśmy do czynienia w bardzo ograniczonym zakresie.

Odrębnymi problemami są kwestie organizacji wewnętrznej placówek oświatowych oraz sprawy kadrowe. Przecież nauczyciele, tak jak i my wszyscy, mają obawy by przemieszczać się np. komunikacją zbiorową do miejsca pracy. Mają obawy by nie zarazić się koronawirusem, który może wyłączyć ich a nawet całe placówki z normalnego tryby pracy. Może, więc być tak, że będziemy mieli sytuację, w której absencja kadry pedagogicznej w placówkach będzie na tyle duża, że nie będzie możliwości by zapewnić prawidłowy przebieg toku edukacyjnego. Wszystko zależy od tego ile ta sytuacja jeszcze potrwa.

GW: Mam jeszcze jedno pytanie. Docierają do naszej redakcji informacje, że jednostki takie jak ośrodki sportu, domy kultury, biblioteki, zakłady gospodarki nieruchomościami wymagają od swoich pracowników by normalnie przybywali do miejsc pracy, pomimo iż w warunkach pandemii powinni pozostać w domach, szczególnie, że w pracy nie mają, co robić. Czy jest to prawdą?

DK: Każdy dyrektor jednostki podejmuje decyzje kadrowe indywidualnie. Jest w końcu kierownikiem zakładu pracy. Powinien jednak przeanalizować w swojej jednostce, którzy pracownicy są niezbędni do zachowania ciągłości pracy zakładu (np. pracownicy techniczni obsługujący lub nadzorujący procesy technologiczne wody w basenie powinni pracować – może być to zorganizowane, jako dyżury; kasjerzy przy zamkniętych basenach mogą wykonywać inne obowiązki lub być w domach w gotowości do świadczenia pracy), którzy mogą wykonać inne obowiązki powierzone przez pracodawcę, którzy muszą nadrobić zaległości oraz tych, których świadczenie pracy w zakładzie pracy jest na dzień dzisiejszy niezasadne. Przypomnę, że jednym z głównych czynników ograniczania rozprzestrzeniania się koronawirusa COVID-19 jest izolacja, unikanie skupisk ludności, stosowanie środków higieny, pozostawanie w domach. W związku z powyższym, gdybym był pracodawcą w wymienionych przez Pana Redaktora zakładach pracy, absolutnie ograniczyłbym skład osobowy w miejscu pracy do minimum. Istnieją mechanizmy pozwalające zastosować różne rozwiązania propracownicze, które zawarte są zarówno w kodeksie pracy jak i ustawie o pracownikach samorządowych. Dyrektorzy muszą dobrze zastanowić się nad tą kwestią.